Hallituksen Urat

10 kriittistä vaihetta sisällytettäväksi projektisuunnitelmaan

Projektisuunnitelma on huolellisen suunnittelun huipentuma projektipäällikkö . Se on pääasiakirja, joka opastaa, miten projekti etenee johtajan aikomusten mukaisesti kunkin projektin keskeisen puolen osalta. Vaikka projektisuunnitelmat vaihtelevat yhtiöittäin, tehokkaaseen projektisuunnitelmaan tulisi sisällyttää kymmenen kriittistä elementtiä tai vaihetta, jotta vältytään sekaannuksista ja pakotetusta improvisaatiosta projektin toteutusvaiheessa.



Projektin tavoitteet

Liikemiehet puhuvat toimistossa

Marc Romanelli / Getty Images

Hankkeen tavoitteet on määritelty kohdassa a hankkeen peruskirja , mutta ne tulee sisällyttää myös hankesuunnitelmaan hankkeen tavoitteiden selventämiseksi tai peruskirjan liitteeksi. Riippumatta siitä, kuinka projektipäällikkö päättää sisällyttää tavoitteet projektisuunnitelmaan, on tärkeää säilyttää selkeä yhteys hankkeen peruskirjan – hankkeen ensimmäisen avainasiakirjan – ja projektin toisen avainasiakirjan, sen projektisuunnitelman, välillä.

Projektin laajuus

Kuten projektin tavoitteet, laajuus on määritelty peruskirjassa, ja projektipäällikön tulee tarkentaa sitä edelleen projektisuunnitelmassa. Laajuutta määrittämällä projektipäällikkö voi alkaa näyttää, miltä projektin tavoite tai valmis tuote lopulta tulee näyttämään. Jos laajuutta ei ole määritelty, se voi laajentua koko projektin ajan ja johtaa kustannusten ylittymiseen ja määräaikojen ylittymiseen.

Jos esimerkiksi johdat markkinointitiimiä luomaan esitteen yrityksen tuotelinjalle, sinun tulee merkitä, kuinka monta sivua se on, ja antaa esimerkkejä siitä, miltä valmis tuote saattaa näyttää.

Joillekin tiimin jäsenille esite voi tarkoittaa kahta sivua, kun taas toisten mielestä kymmenen sivua riittää. Laajuuden määrittäminen voi saada koko tiimin samalle sivulle heti alussa.

Virstanpylväät ja tärkeimmät suoritukset

Projektin keskeisiä saavutuksia kutsutaan virstanpylväiksi ja keskeisiä työtuotteita suurtoimituksiksi. Molemmat edustavat projektin työskentelyn suuria osia. Projektisuunnitelmassa tulee tunnistaa nämä kohteet, määritellä ne ja asettaa määräajat niiden valmistumiselle.

Jos organisaatio toteuttaa uuden ohjelmiston kehittämisprojektin, tärkeimmät suoritteet voivat olla lopullinen lista liiketoiminnan vaatimuksista ja niiden toteuttamisesta.

Näiden jälkeen projektilla voi olla virstanpylväitä suunnittelun valmistumiseen, järjestelmän testaukseen, käyttäjien hyväksyntätestaukseen ja ohjelmiston julkaisupäivämäärään. Näihin virstanpylväisiin liittyy työtuotteita, mutta ne koskevat enemmän prosesseja kuin itse tuotteita.

Virstanpylväiden ja tärkeimpien toimitusten määräaikojen ei tarvitse olla tarkkoja päivämääriä, mutta mitä tarkempia, sitä parempi. Tarkat päivämäärät auttavat projektipäälliköitä hajottamaan työrakenteita tarkemmin.

Suunnitelman tässä vaiheessa luot virstanpylväitä, jotta voit ottaa suuria tai korkean tason suoritteita ja jakaa ne pieniin suoritteisiin, jotka voidaan hahmotella seuraavassa vaiheessa.

Työn jakautumisrakenne

Työn jakautumisrakenne (WBS) purkaa projektin virstanpylväät ja tärkeimmät suoritteet pienemmiksi paloiksi, jotta yksi henkilö voidaan osoittaa jokaisesta osa-alueesta. Työnjakorakennetta kehitettäessä projektipäällikkö ottaa huomioon monia tekijöitä, kuten projektiryhmän jäsenten vahvuudet ja heikkoudet, tehtävien keskinäiset riippuvuudet, käytettävissä olevat resurssit ja projektin kokonaismääräaika.

Projektipäälliköt ovat viime kädessä vastuussa projektin onnistumisesta, mutta he eivät voi tehdä työtä yksin. WBS on työkalu, jota projektipäällikkö käyttää varmistaakseen vastuullisuuden projektista, koska se kertoo projektin sponsorille, projektiryhmän jäsenille ja sidosryhmille, kuka on vastuussa mistäkin. Jos projektipäällikkö on huolissaan tehtävästä, hän tietää tarkalleen, kenen kanssa hänen tulee tavata asian suhteen.

Budjetti

TO hankkeen budjetti näyttää kuinka paljon rahaa on varattu projektin loppuun saattamiseen. Projektipäällikkö vastaa näiden resurssien asianmukaisesta hajauttamisesta. Hankkeessa, jossa on toimittajia, projektipäällikkö varmistaa, että suoritteet valmistuvat sopimusehtojen mukaisesti kiinnittäen erityistä huomiota laatuun. Jotkut projektibudjetit liittyvät henkilöstösuunnitelmaan.

On tärkeää määrittää kunkin virstanpylvään ja suorituksen kustannukset tarkastelemalla tehtävien suorittamiseen tarvittavaa aikaa ja työvoimakustannuksia. Hankkeen hinta on sidottu hankkeen kestoon, mikä palaa takaisin projektin laajuuteen. Laajuuden, virstanpylväiden, tehtävien ja budjetin on oltava linjassa ja realistisia.

Henkilöstösuunnitelma

The henkilöstösuunnitelma näyttää, kuinka hankkeessa on henkilöstöä. HR-suunnitelma, joka tunnetaan toisinaan henkilöstösuunnitelmana, määrittelee, ketkä ovat projektitiimin jäseniä ja kuinka paljon aikaa kunkin henkilön odotetaan tekevän. Tätä suunnitelmaa kehittäessään projektipäällikkö neuvottelee tiimin jäsenten ja heidän esimieheensä kanssa siitä, kuinka paljon aikaa kukin tiimin jäsen voi käyttää projektiin. Jos projektin konsultoimiseen tarvitaan lisähenkilöstöä, mutta he ovat osa projektitiimiä, sekin dokumentoidaan henkilöstösuunnitelmassa. Jälleen kuullaan asianmukaisia ​​valvojia.

Riskienhallintasuunnitelma

Moni asia voi mennä pieleen projektissa. Vaikka kaikkien mahdollisten katastrofien tai pienten hikkasten ennakointi on haastavaa, voidaan ennustaa monia sudenkuoppia. Riskienhallintasuunnitelmassa projektipäällikkö tunnistaa projektin riskit , näiden skenaarioiden toteutumisen todennäköisyys ja strategiat niiden lieventämiseksi. Tämän suunnitelman laatimiseksi projektipäällikkö pyytää panoksensa projektin sponsorilta, projektitiimiltä, ​​sidosryhmiltä ja sisäisiltä asiantuntijoilta.

Riskien lieventämisstrategioita otetaan käyttöön sellaisia ​​riskejä varten, joita todennäköisesti esiintyy tai joihin liittyy korkeita kustannuksia. Riskit, joiden toteutuminen on epätodennäköistä, ja riskit, joiden kustannukset ovat alhaiset, on merkitty suunnitelmaan, vaikka niillä ei ole lieventämisstrategioita.

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmassa hahmotellaan, kuinka hanke viestitetään eri yleisöille. Kuten työnjakorakenne, viestintäsuunnitelma antaa vastuun kunkin komponentin suorittamisesta projektiryhmän jäsenelle.

Tässä vaiheessa on tärkeää hahmotella, kuinka asiat viestitään ja ratkaistaan ​​tiimin sisällä ja kuinka usein tiedotetaan tiimille ja sidosryhmille tai esimiehelle. Jokaisella viestillä on kohdeyleisö. Viestintäsuunnitelma auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että oikea tieto pääsee oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Sidosryhmien hallintasuunnitelma

TO sidosryhmien hallintasuunnitelma tunnistaa, kuinka sidosryhmiä käytetään hankkeessa. Joskus sidosryhmien tarvitsee vain saada tietoa. Se voidaan ottaa huomioon viestintäsuunnitelmassa. Jos sidosryhmiltä tarvitaan lisää, sidosryhmien hallintasuunnitelmassa hahmotellaan, miten se saadaan.

Muutoksenhallintasuunnitelma

Muutoksenhallintasuunnitelma luo puitteet hankkeen muutoksille. Vaikka projektipäälliköt haluavat yleensä välttää muutoksia projektiin, ne ovat joskus väistämättömiä. Muutoksenhallintasuunnitelma sisältää protokollat ​​ja prosessit muutosten tekemiseen. Vastuullisuuden ja avoimuuden kannalta on tärkeää, että projektin sponsorit, projektipäälliköt ja projektitiimin jäsenet noudattavat muutoksenhallintasuunnitelmaa.