Työnhaku

Tärkeitä ajanhallintataitoja työelämässä menestymiseen

Mies työskentelee kalenterin kanssa

•••

PM Images / Kuvapankki / Getty Images



SisällysluetteloLaajentaaSisällysluettelo

Mitä ajanhallintataidot ovat ja miksi ne ovat tärkeitä työpaikalla? Työntekijät, jotka hallitsevat aikansa hyvin, ovat tuottavampia, tehokkaampia ja noudattavat todennäköisemmin määräaikoja. He keskittyvät tärkeimpiin ja aikaa vaativiin tehtäviin ja rajoittavat ei-välttämättömiin tehtäviin tuhlattua aikaa.

Ajanhallintataidot, kuten muutkin pehmeitä taitoja , kuten organisatoriset taidot , niillä on suuri kysyntä. Työnantajat arvioivat kykyäsi hallita aikaasi ja tiimisi tehokkuutta osastojen tavoitteiden saavuttamisessa.

Opi ajanhallintataidoista, ymmärrä, miksi ne ovat arvokkaita työpaikalla, käy läpi erilaisia ​​ajanhallintataitoja ja katso esimerkkejä siitä, miten niitä käytetään työssä.

Mitä ovat ajanhallintataidot?

Ajanhallintaan kuuluu sekä oman että muiden ajan hallinta. Ajanhallinta tarkoittaa tehokasta työskentelyä, ja työnantajat kaikilla toimialoilla etsivät henkilöstöä, joka pystyy käyttämään työssä käytettävissä olevan ajan optimaalisesti. Ajan säästäminen säästää organisaation rahaa ja lisää tuloja.

Tehokas ajanhallinta edellyttää, että henkilöstö analysoi työkuormituksensa, määrittelee tärkeysjärjestykset ja keskittyy edelleen tuottaviin pyrkimyksiin.

Työntekijät, jotka ovat erinomaisia ​​ajanjohtajia, voivat poistaa häiriötekijöitä ja pyytää kollegoiden tukea tavoitteidensa saavuttamisessa.

Ajanhallintataitojen tyypit

Ajanhallintataidot

Tasapaino

Priorisointi

Saattaa olla mahdotonta suorittaa jokaista minuuttitehtävää, jota sinulta odotetaan. Saatat myös haluta tehdä kaiken kerralla. Mutta sinun on priorisoitava, jotta voit suorittaa tärkeimmät tehtävät järkevässä järjestyksessä. Kun asetat prioriteettia, ota huomioon esimerkiksi milloin kukin tehtävä on tehtävä, kuinka kauan se voi kestää, kuinka tärkeä se voi olla muille organisaatiossa, mitä voi tapahtua, jos tehtävää ei tehdä ja voiko jokin tehtävä keskeytyä. prosessin pullonkaulojen vuoksi.

  • jakaminen
  • Odotusten hallinta
  • Jätteen ehkäisy
  • Toiveiden ja vaatimusten priorisointi
  • Arvokasta toimintaa (HVA)
  • Suorituskykyarviot
  • Tavoitteiden asettaminen

Ajoitus

Aikatauluttaminen on tärkeää, koska jotkin tehtävät on tehtävä tiettyinä aikoina. Ajoitus vaikuttaa päivääsi, viikkoosi, kuukauteen sekä muiden ihmisten työnkulkuun. Useimmilla on tiettyjä vuorokauden aikoja, jolloin he ovat enemmän tai vähemmän tuottavia vuorokauden energiatason ja tarpeiden vuoksi. Aikataulut voivat olla myös hyvä tapa välttää viivyttelyä.

  • Ajoitusohjelmisto
  • Tarkoitus
  • Täsmällisyys
  • Laajempien tavoitteiden jakaminen virstanpylväiksi
  • Virstanpylväiden jakaminen projekteihin

Tehtävien hallinta

Tehtävälistat (oikein priorisoituina ja aikatauluusi integroituina) ovat loistava tapa välttää tärkeän asian unohtaminen. Ne ovat myös loistava tapa välttää koko päivän ajattelemasta kaikkea, mitä sinun on tehtävä. Tehtävien muistaminen vie energiaa ja kaiken tekemisen ajatteleminen koko viikon ajan voi olla uuvuttavaa ja ylivoimaista. Jaa kaikki tarvittavat tehtävät luetteloon joka päivä, eikä sinun tarvitse huolehtia kaikesta kerralla. Suorita vain tehtäväsi päivä kerrallaan.

  • Ennakoiva
  • Erotus
  • Päivittäisten, viikoittain ja kuukausittain tehtäväluetteloiden luominen
  • Moniajo
  • Perusteellisuus
  • Organisaatio
  • Sähköpostin hallinta

Työkuorman hallinta

Työn tahdistus, vaikka taidoksi kutsuminen saattaa tuntua oudolta, on tärkeä ajanhallintakonsepti. Vaikka pitkät työpäivät tai taukojen väliin jättäminen voivat joskus parantaa tuottavuutta lyhyellä aikavälillä, väsymyksesi myöhemmin varmistaa, että kokonaistuottuutesi todella laskee. Harvinaisia ​​hätätilanteita lukuun ottamatta on tärkeää vastustaa kiusausta ylityöhön. Sisällytä aikatauluusi tarpeelliset tauot ja järkevä lopettamisaika.

Optimaalisen työtaakan tunteminen ja noudattaminen varmistaa suorituksesi johdonmukaisuuden ja välttää loppuun palamisen. Työnantajat haluavat luottaa sinuun pitkällä aikavälillä.

  • Prosessinhallinta
  • Itsevarmuutta
  • Jätteiden poistaminen
  • Taukojen pitäminen

Valtuuskunta

Riippuen siitä, millaista työtä teet, saatat pystyä siihen delegoida joitakin tehtäviä . Tietäminen, mitä ja milloin delegoida, on tärkeä taito. Jotkut ihmiset vastustavat delegointia joko siksi, että he haluavat säilyttää hallinnan tai koska he haluavat säästää rahaa olemalla palkkaamatta avustajia. Molemmat lähestymistavat heikentävät viime kädessä tuottavuutta ja nostavat kustannuksia.

Muista kuitenkin, että jos harjoittelet ajanhallintaa ahkerasti etkä silti saa kaikkea tehtyä, saatat yrittää tehdä liikaa. On parempi menestyä muutamassa tehtävässä kuin yrittää ja epäonnistua monissa.

  • Asiantuntija-apua
  • Moderointikokoukset
  • Esittely
  • Ryhmätyö
  • Johtajuus
  • Yhteistyö
  • Motivaatio

Lisää ajanhallintataitoja

Täältä löydät lisää ajanhallintaa ansioluetteloita, saatekirjeitä, työhakemuksia ja haastatteluja varten. Vaaditut taidot vaihtelevat työpaikan mukaan, johon haet, joten tutustu myös työtehtävien luetteloihimme. ja taitotyyppi .

  • Tilintarkastus
  • Itsehoito
  • Avoimuus
  • Tuottavuusohjelmisto
  • Viestintä
  • Sopeutuvuus
  • Korkea stressinsietokyky
  • Luotettavuus
  • Silmää yksityiskohdille
  • Deduktiivinen päättely
  • Induktiivinen päättely
  • Kriittinen ajattelu
  • Arvioimassa
  • Jatkuva parantaminen
  • Riskienhallinta
  • Ongelmien karttoittaminen
  • Laatuvakuutus
  • Projektinhallinta
  • Konfliktien hallinta
  • Erottamiskyky
  • Vaatimustenmukaisuus
  • Artikuloiva
  • Aivoriihi
  • Tehokkuus
  • Ahkeruus
  • Ongelman herkkyys

Esimerkkejä ajankäytöstä työpaikalla

Tämä luettelo tarjoaa esimerkkejä tehokkaasta ajankäytöstä työssä.

A-E

  • Suunnitelmien mukauttaminen muuttuviin olosuhteisiin.
  • Varaa aikaa tiettyihin tehtäviin.
  • Analysoidaan prosesseja ja valitaan yksinkertaisin tapa suorittaa tehtävä.
  • Pyydä apua, kun vaatimukset ovat täynnä.
  • Itsevarmuutta sanoa ei sopimattomille vaatimuksille, jotka vievät huomion keskeisistä tehtävistä.
  • Hyökkää monimutkaisempiin tehtäviin, kun sinulla on suurin energia ja terävin keskittymiskyky.
  • Ajankäytön tarkastaminen.
  • Vältä liiallista pientä keskustelua työtovereiden kanssa.
  • Viivyttelyn välttäminen; toimiminen murehtimisen sijaan.
  • Laajemmat tavoitteet jaetaan pienempiin osiin ja keskitytään yhteen vaiheeseen kerrallaan.
  • Hankkeiden jakaminen hallittaviin osiin.
  • Päivittäisten, viikoittain ja kuukausittain tehtäväluetteloiden luominen.
  • Aikataulujen luominen.
  • Rutiinitehtävien delegointi alemman tason henkilökunnalle.
  • Syö hyvin ylläpitääksesi energiaa.
  • Eliminoi ajanhukkaa.
  • Harjoittelu ja osallistuminen muihin stressiä vähentäviin toimintoihin vapaa-ajalla maksimoidaksesi energian työssä.

F-Z

  • Tehokkaiden kokousten helpottaminen; kokousten aikarajoissa pitäminen.
  • Ryhmittele samanlaiset tehtävät yhteen siirtymäajan rajoittamiseksi.
  • Järjestetyn työalueen ylläpitäminen.
  • Moniajo ; siirtyminen sujuvasti tehtävästä toiseen.
  • Avoimuus tehokkaammille tavoille tehdä asioita.
  • Järjestäminen digitaaliset tiedostot helppoon hakemiseen.
  • Suunnittele päiväsi edellisenä iltana tai ensimmäisenä aamulla.
  • Toiveiden ja vaatimusten priorisointi.
  • Projektiluettelon priorisointi ja keskittyminen arvokkaampiin tehtäviin välittömillä määräajoilla.
  • Täsmällisyys.
  • Laita matkapuhelimet syrjään henkilökohtaisten viestien häiriötekijöiden välttämiseksi, ellei niitä tarvita työssä.
  • Suorituksen tarkistaminen ja poikkeamien poistaminen prioriteeteista.
  • Päivä-, viikko- ja kuukausitavoitteiden asettaminen.
  • Realististen laatustandardien asettaminen ja perfektionismin välttäminen.
  • Sähköpostiin vastaamisajan määrittäminen.
  • Pidä lyhyitä taukoja energian palauttamiseksi.
  • Jokaisen paperin koskettaminen tai jokaisen sähköpostin lukeminen vain kerran, aina kun se on mahdollista.

Kuinka saada taitosi erottumaan

Lisää tarvittavat taidot ansioluetteloosi: Johdon assistenteille ja esimiehille yllä luetellut ajanhallintataidot ovat tärkeitä sisällytä ansioluetteloosi .

Korosta taitoja saatekirjeessäsi: Kun luet työnkuvan huolellisesti, huomauttaa kirjeessäsi samankaltaisia ​​projekteja missä ajanhallinta oli avainasemassa.

Käytä taitosanoja työhaastattelussasi: Tarkista nämä ajanhallinnan haastattelukysymyksiä ennen työhaastatteluasi, joten olet valmis vastaamaan konkreettisilla esimerkeillä siitä, kuinka hallitset työtaakkaasi tehokkaasti.

Artikkelin lähteet

  1. O * NET Online. ' Taidot — ajanhallinta .' Käytetty 16. joulukuuta 2021.